Die Versandabwicklung bedeutet für viele Unternehmen einen beträchtlichen Zeit- und Verwaltungsaufwand. Der Nutzen einer IT-Lösung für diesen Bereich hängt maßgeblich vom Integrationsgrad ab. Diese Erfahrung machte auch die Erwin Halder KG, Hersteller von Präzisionswerkzeugen und Schonhämmern. Um Schnittstellen zu minimieren und einen zentralen Datenbestand sicherzustellen, entschied sich der Werkzeughersteller für die gleichzeitige Einführung eines neuen ERP-Systems sowie die Nutzung einer Kombination aus Versand- und Exportsoftware. Zum Einsatz kommen die Lösungen BEO-EXPOWIN und BEO-ATLAS des Anbieters BEO GmbH. Mit beiden erreicht der Werkzeughersteller eine spürbare Beschleunigung der Versandabwicklung und gewährleistet gleichzeitig die korrekte und rechtssichere Bearbeitung der Exportpapiere.
1938 gegründet, hat sich die Erwin Halder KG auf die Herstellung von Spezialwerkzeugen für Industrie und Handwerk spezialisiert. Neben Schonhämmern gehören Normalien wie Maschinen- und Vorrichtungsteile sowie Produkte für die Werkstückspannung und Luftfahrtindustrie zum Portfolio des Unternehmens. Die Firmengruppe hat Gesellschaften in der Schweiz, den USA, in Slowenien und Südkorea. Die Produkte des Werkzeugherstellers werden weltweit verkauft. Täglich versendet Halder vom deutschen Firmensitz in Achstetten-Bronnen etwa 120 bis 150 Versandeinheiten. Jedes Paket enthält durchschnittlich 5 bis 20 Artikel. Halder setzte vor den BEO-Lösungen bereits eine Versandsoftware ein. „Die dazu notwendigen Vorgangsdaten wurden per Schnittstelle aus dem ERP-System importiert, konnten jedoch nach Bearbeitung nicht zurückübermittelt werden“, erklärt Anton Wahler, zuständig für die Prozessorganisation/QW bei der Erwin Halder KG. Und weiter: „Wir haben uns entschieden, ein neues ERP-System sowie eine entsprechende Versand- und Exportlösung einzusetzen, die unter anderem diesen Medienbruch behebt“, erläutert Anton Wahler.
Anbieterauswahl und Projektumsetzung
Mit der parallelen Anbieterauswahl von ERP-System sowie Versand- und Exportsoftware sollte eine optimale Gesamtlösung gefunden werden. Halder entschied sich für das ERP-System abas-Business-Software von der abas Informationssysteme GmbH. „Auf BEO fiel schließlich die Wahl, weil die Software sich sehr gut an das abas-System anbinden lässt. Außerdem ermöglichte es uns BEO, auch die Ausfuhranmeldungen direkt über die Lösung mit abzuwickeln – ohne eine weitere Fremdschnittstelle“, erklärt Anton Wahler. Die vollständige Projektplanung und -umsetzung realisierten abas und BEO gemeinsam. So erfolgte die Umstellung auf BEO-EXPOWIN zeitgleich mit dem Go-live der ERP-Lösung. „Beide Systeme arbeiteten ab dem ersten Tag sicher und zuverlässig. Bei der Abwicklung im Verkauf und in der Logistik gab und gibt es keine Verzögerungen oder Störfälle“, betont Anton Wahler. Insgesamt hatte BEO rund vier Monate Zeit für die Bereitstellung und Anpassung seiner Lösungen an vier Packplätzen und zwei Arbeitsplätzen im Versand. „Gemessen daran, dass auch abas in diesem Zeitraum in der Implementierungsphase war, haben die Absprachen zwischen den beiden Unternehmen hervorragend funktioniert“, resümiert Anton Wahler.
Prozessoptimierung mit BEO
Alle für die Auftragsbearbeitung relevanten Daten erhält BEO-EXPOWIN aus abas. Dass keine Versandangaben mehr manuell nachgetragen werden müssen, führte bereits zu einer Fehlerreduzierung in der Packabteilung. Nach Abschluss eines Packauftrags mit BEO-EXPOWIN und BEO-PARCEL erfolgt die Datenrückmeldung für abas. Diese nutzt das ERP-System auch für die Fakturierung und übernimmt zum Beispiel beim Versand in Drittländer automatisch die Rechnungsstellung. Die zugehörigen Pakete in der Packabteilung werden zurückgehalten, bis die Exportdokumente vorliegen. Bevor auf die neue Software umgestellt wurde, erstellten die Mitarbeiter die Frachtpapiere bereits vor der Kommissionierung und Verpackung. Da zu diesem Zeitpunkt nicht immer alle Daten korrekt zur Verfügung standen, kam es immer wieder zu Nacharbeiten. „Die Daten kommen heute automatisch von unserer Software und werden vorher auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. So ist gewährleistet, dass die Exportdokumente korrekt und fehlerfrei sind“, beschreibt Marion Bauer, zuständige Projektleiterin bei der BEO GmbH.
Ebenfalls die Zollanmeldung über das Verfahren ATLAS-Ausfuhr läuft heute automatisiert in der BEO-Lösung. Dafür liest die integrierte SaaS-Lösung von BEO alle zollrelevanten Daten aus abas ein, führt die Anmeldung aus und hält Rückmeldungen, Nachrichten zur Genehmigung sowie den jeweiligen Status für die Mitarbeiter auf einen Blick bereit.
Synergieeffekte
„Wir realisieren schon seit vielen Jahren Versand- und Exportlösungen in Anbindung an die abas-Business-Software, wobei aus gemeinsamen Projekten immer wieder neue Potenziale entstehen. Für die Anwender bedeutet der besonders hohe Integrationsgrad einen großen Mehrwert“, betont Clemens Sexauer, Geschäftsführer der BEO GmbH. Die beiden Systeme ermöglichen für Halder eine einheitliche Datenstruktur sowie eine zentrale Stammdatenverwaltung. So erzielt der Werkzeughersteller eine hohe Informationstransparenz. Arbeitete jede Produktsparte bei Halder früher individuell, lassen sich heute die Daten der verschiedenen Bereiche einheitlich verwalten. Alle Auftrags- und Versandabwicklungen können von den Abteilungen Verkauf und Logistik überwacht und ausgewertet werden. Daneben profitiert der Werkzeughersteller insgesamt von optimierten und beschleunigten Prozessen: „Von der Auftragsannahme bis zur Versandabfertigung haben wir heute einen spürbar schnelleren Ablauf in der Datenverarbeitung. Aufträge werden im Schnitt 30 Prozent schneller abgewickelt als früher“, beschreibt Anton Wahler. Gehen Aufträge aus dem Vertrieb bei Halder ein, werden seit der Umstellung alle relevanten Auftrags- und Versanddaten an einem Arbeitsplatz abgewickelt. Mit dieser zentralen Verarbeitung vereinfachen und beschleunigen sich alle nachgelagerten Aufgaben und Prozesse im Versand.
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