Mit wachsendem Unternehmen und Fuhrpark stellt sich relativ früh für Speditionen und Logistikdienstleister die Frage der bestmöglichen Verwaltung. Begonnen von der Fahrten- und Routenplanung bis hin zur Palettenverwaltung kommen Standardprogramme wie Excel schnell an ihre Grenzen.
Abhilfe versprechen hier viele verschiedene Speditionssoftware-Anbieter. Im Dschungel der Anbieter den für sich richtigen zu finden, ist bei vielerlei Werbeversprechen nicht einfach.
Zunächst sollten Sie selbst analysieren, welche Funktionen benötigt werden und welche eventuell zukünftig notwendig werden. Hierbei sind Programme, die modular aufgebaut sind, von Vorteil, weil sie zunächst ein Grundgerüst installieren und die benötigten Zusatzfunktionen individuell nachbuchen / nachkaufen können. Es sollte darauf geachtet werden, dass individuelle Kundenwünsche als Anpassungen in der Software möglichst kostengünstig umgesetzt werden.
Grundfunktionen, die eine Speditionssoftware mitbringen sollte, sind:
Auftrag anlegen
Kundenauftrag bestätigen
Disposition
Auftragsübergabe an Fahrer/Frachtführer
Frachtpapiere erstellen
Rechnungen/Gutschriften erstellen
Etikettendruck vorbereiten
Kontierung der Ausgangs- bzw. Eingangsrechnung
Lademittelverwaltung
Effektiver wird die Software noch mit der Möglichkeit der Hinterlegung von Konditionen, verschiedenen Adressen pro Kunde im Kundenstamm und DATEV-Schnittstelle. Dateiexport und Import können mittels Schnittstellen wie Fortras, CSV oder speziell eingebundener Schnittstellen automatisch erfolgen. Alle Abläufe sollten von Seiten der Software schnell und einfach umsetzbar sein, so dass die Zeitersparnis signifikant ist.
Hierbei ist es von Vorteil, wenn die Software intuitiv bedient werden kann und keine großen Schulungen notwendig sind. Gerade im Hinblick auf die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte die Disponierung von Aufträgen und Erstellung der Rechnungen möglichst selbsterklärend sein. Updates für allgemeine Veränderungen wie aktuelle ADR-Kataloge werden idealerweise kostenfrei realisiert. Die Investition in eine Speditionssoftware ist vor allem ein Instrument zur Optimierung der Arbeitsprozesse und damit einhergehend mit dem Ziel der Steigerung der Produktivität. Ihre Mitarbeiter sollen wieder mehr Zeit erhalten zum Akquirieren von Kunden sowie zum Planen und Abrechnen der Aufträge.
Alle Standardfunktionen und viele zusätzliche Optionen bieten wir mit unserer Speditionssoftware EQ-Sped.cargo an. Ein Pluspunkt ist mit der ILN-Schnittstelle gegeben, die stets an die aktuellen Anforderungen der ILN angepasst wird, sodass aufwändige Änderungen an z.B. Fortras-Schnittstellen entfallen. Für kleinere und mittelständische Unternehmen bieten wir die Möglichkeit an, unsere Software zu mieten, so dass die Anfangsinvestition überschaubar ist und ein schneller Start ermöglicht wird. Bevor Sie eine Entscheidung treffen, welche Software die Richtige ist, empfiehlt es sich, die Meinung eines Nutzers dieser Software einzuholen. Hier erfährt man in der Regel, wie die Supportbetreuung nach der Installation der Software erfolgt und welche Qualität diese hat. Wir geben unsere Referenzen auf unserer Webseite an und sind uns sicher, dass unsere Kunden Ihnen gern über uns Auskunft erteilen
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