Rechnungsworkflow sorgt für Skonto-Abzüge statt Mahngebühren
(firmenpresse) - Die 1925 gegründete Camion Transport AG zählt heute mit 1.000 Mitarbeitern zu den drei größten Transportunternehmen der Schweiz. Durch Niederlassungen an 13 wichtigen Standorten im Land sorgt das Unternehmen für flächendeckende Stückgutverteilung und hält so den Güterfluss seiner Kunden stetig in Bewegung. Die 500 Lastkraftwagen und 100 Bahnwagen des Unternehmens führen täglich 7.500 Transportaufträge aus und bewegen dabei mehrere Tausend Tonnen Güter aller Art. Seit kurzem beschleunigt ein moderner Workflow die Bearbeitung der Lieferanten-Rechnungen.
Bei der Verwaltung von Aufträgen in dieser Größenordnung fallen auf alle Standorte verteilt täglich mehr als 8.000 Transportdokumente an – das macht bis zu 14.000 DIN-A4-Seiten, die zuverlässig und sicher bearbeitet werden müssen. Aus diesem Grund setzt Camion schon seit 1996 die Archivierungslösung inboxx hyparchiv ein. Das Archiv ist über eine Schnittstelle mit dem SAP-System des Unternehmens verbunden, so dass die eingescannten Lieferscheine und anderen Informationen per SAP Archive Link direkt in das ERP-System übergeben werden können. Die Dokumente, die auf diese Weise in das System gelangen, werden dezentral an zwölf verschiedenen Standorten eingescannt. 2009 wurden an allen Standorten so beispielsweise mehr als zwei Millionen Dokumente digitalisiert, die sowohl über das SAP Transport Management System als auch über das Archiv jederzeit problemlos abgerufen werden können. „Das digitale Archiv hat bei uns fast Tradition“, erinnert sich Albert Peter, IT-Leiter bei Camion Transport. „Doch Archivierung ist ja nur die eine Seite der Medaille. Bei der Verwaltung der Lieferantenrechnungen kam es immer wieder zu Schwierigkeiten, die Verzögerungen oder unnötigen Mehraufwand und sogar Mehrkosten zur Folge hatten.“
Herausforderung Lieferantenrechnungen Einhundert der täglich bei Camion anfallenden Dokumente sind Lieferantenrechnungen – bei durchschnittlich drei Seiten pro Rechnung macht das ein Volumen von dreihundert Seiten. Der Anteil der Rechnungen am gesamten Dokumentenmanagement bei Camion ist nicht besonders hoch – doch diese 300 Rechnungsseiten sind in der Handhabung kniffliger als viele andere Dokumente. „Rechnungen sind natürlich deswegen besonders aufwändig in der Handhabung, weil sie zeitnah verarbeitet werden müssen“, erläutert Peter. „Das sicherzustellen ist schwierig, da sie von mehreren Personen gesichtet und gegengezeichnet werden müssen – teilweise auch über Standortgrenzen hinweg.“
Die Rechnungen werden zentral am Hauptsitz erfasst, erreichen das Unternehmen aber oft an unterschiedlichen Standorten. „Früher war das ein echtes Problem“, erinnert sich Peter. „Die Rechnungen mussten je nach Eingangsort zur Visierung an die zuständigen Personen in den Filialen verteilt und anschliessend dem Hauptsitz zur Erfassung übergeben werden. Gab es einen Fehler – und das ist nicht so selten wie man vielleicht erwarten würde – gingen die Rechnungen wieder zurück und dann nach der Korrektur erneut nach Wil. Nach jedem Versand landeten die Dokumente in einem Posteingang, in dem es bestimmte Bearbeitungsfristen gibt. Die haben sich im Endeffekt einfach aufaddiert, die Rechnung wurde nicht rechtzeitig bezahlt, Zahlungsfristen wurden überschritten. Für ein so dezentral organisiertes Unternehmen wie wir natürlich keine ideale Lösung.“
Schneller zahlen durch professionellen Workflow Nachdem hyparchiv bei Camion bereits seit mehr als zehn Jahren erfolgreich eingesetzt wurde, entschloss sich das Unternehmen 2006 zusätzlich eine Workflowmanagement-Suite zu evaluieren. Im Zuge dieser Umstellung wurde auch noch einmal die Archivlösung auf den Prüfstand gestellt. Nach dem Beschluss, weiter auf das bestehende Archiv zu setzen, um sich vor allem auch Kosten einer aufwändigen Datenmigration zu sparen, waren die Anforderungen an die Workflow-Erweiterung klar: Sie musste eine hervorragende Kompatibilität zur bestehenden Lösung bieten und einen praxisnahen Ausbau ermöglichen, der auch bei einem Wechsel bestehender IT-Systeme ohne Probleme weitergeführt werden kann. Der Systemintegrator PMC Informatik AG, der Camion zu diesem Zeitpunkt schon mehr als zehn Jahre zur vollen Zufriedenheit betreute, brachte BPM inspire ins Spiel. Neben der nahtlosen Integration der bestehenden IT-Landschaft gab vor allem die hohe Anpassbarkeit und Flexibilität der Suite den Ausschlag. „Um eine nahtlose Integration des Zentralarchivs mit unserem SAP-System zu gewährleisten, war es beispielsweise notwendig, Rechnungsbelege nicht direkt im Workflow zu erfassen, sondern zuerst in SAP“, erinnert sich Peter. „Erst im zweiten Schritt übergibt SAP die Informationen bei unserer Lösung an den Workflow, wo der Beleg dann visiert, freigegeben und am Ende zurück an SAP übergeben wird. Die meisten anderen Workflowmanagement-Lösungen konnten diese ungewöhnliche Vorgehensweise nicht abbilden.“ BPM inspire hingegen ließ sich problemlos an diese Abläufe anpassen und war trotz Sonderanforderungen in zehn Tagen implementiert und lauffähig. „Nicht einmal Performance-Probleme hatten wir“, freut sich der IT-Leiter noch heute.
Skonto statt Mahnung Durch die neue Lösung werden jetzt sämtliche Dokumente zentral eingescannt, automatisch im zentralen Archiv in Wil und per Archive Link im SAP mit der vorerfassten Buchung verlinkt. Lieferantenrechnungen werden danach an den Workflow mit BPM inspire geschickt und durch den zentralen Rechnungseingang deutlich schneller bearbeitet. Durch die neuen Weboberflächen kann jederzeit und überall auf die Rechnungen direkt aus dem Archiv zugegriffen werden und die Bearbeitung ist für die Nutzer sehr komfortabel. Postwege können bei Fehlern vermieden werden, und der Workflow benachrichtigt die involvierten Mitarbeiter per E-Mail wenn ein Eingriff erforderlich ist. „Das neue System ist deutlich schneller und effizienter“, freut sich Peter. „Früher blieben Rechnungen oft einfach irgendwo liegen, beispielsweise während der Urlaubszeit, und niemand hatte einen Überblick darüber..“ Ein nicht zu unterschätzendes Problem waren in der Vergangenheit auch ungerechtfertige Mahnungen. Für die Mitarbeiter der Rechnungsabteilung war ohne zentrales Archiv und Workflow in vielen Fällen nicht nachvollziehbar, welche Mahnung berechtigt war und welche auf Irrtümern basierte. „Das führte zu Doppelzahlungen“, erinnert sich Peter. „Diese aufzuklären und das Geld zurückzubuchen, kostete dann noch einmal Zeit und Geld.“
Bei Camion ist man mit dem Workflow rundum zufrieden: „PMC versicherte uns, dass BPM inspire besonders benutzerfreundlich und übersichtlich ist – und das hat sich bestätigt: In unserer jüngsten Umfrage beurteilten alle Benutzer Ablauf und Bedienfreundlichkeit unserer Workflow- und Archivlösung als sehr gut. Auch wir IT-Profis sind voll zufrieden: BPM inspire ist schnell, effizient und konnte auch Sonderwünsche berücksichtigen, ohne dass große Zusatzkosten angefallen wären.“Unternehmensinformation / Kurzprofil:
BPM inspire ist eine vollständige BPM Suite mit den Bereichen Modellierung, Automatisierung, grafischen Benutzeroberflächen und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten für die Automatisierung von Geschäftsprozessen. BPM inspire bietet zahlreiche Funktionen, welche Anwendern noch effektivere Arbeitsabläufe ermöglichen, lästige Routinearbeiten automatisieren und so dabei helfen, Kosten zu reduzieren und die Produktivität zu erhöhen.
Die Inspire Technologies GmbH entwickelt skalierbare Business Process Management (BPM)-Software zur effizienten Modellierung, Implementierung, Automatisierung sowie Auswertung von Geschäftsprozessen. Kernstück des Angebots ist BPM inspire, eine vollständige BPM-Suite mit grafischer Benutzeroberfläche und Monitoring- sowie Controlling-Funktionalitäten, die über ein qualifiziertes Partnernetz vertrieben wird. Drei klare Produktlinien – smart process, premium und integration – sorgen dafür, dass Systemintegratoren, Beratungshäuser, Softwarehersteller, OEM-Partner und Branchenspezialisten ihren Kunden stets ein passgenaues, leistungsstarkes Prozesssteuerungstool zur Verfügung stellen können. Durch ein offenes Schnittstellenkonzept bietet BPM inspire alle notwendigen technischen Voraussetzungen, um Geschäftsprozesse durchgängig zu automatisieren und mit anderen Softwareprodukten zusammenzuarbeiten.
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